＜伝える内容＞

(1)挨拶
・「はじめまして」や「お世話になっております」などはじめて連絡を取る相手か取引先かがわかるようにします。

(2)自己紹介　(会社名、部署名、氏名)
・はじめて連絡を取る相手には、自分が何者かわかるよう省略せずに伝えましょう。

(3)訪問の目的・内容 　(案件、所要時間、訪問日時)
・何度も連絡することにならないよう明確、簡潔に伝えることが大切です。
・日時を決める場合は、相手の都合を優先に、希望する日時を確認します。

(4)自分の連絡先 　(住所、ＴＥＬ、ＦＡＸ)
・連絡の方法で伝える連絡先は変わるので、事前に確認をしておきましょう。

(5)その他
・はじめて連絡を取る相手には、どのように連絡先を知ったのかを伝えましょう。
・複数人で伺う場合、訪問人数を伝えておきましょう。

＜連絡を取るときの注意点＞

(1)電話での場合
・連絡する時間に気を配り、始業時間や終業時間の前後、営業時間外は避けるようにしましょう。
・メモ帳やスケジュール帳などを事前に準備しておきましょう。
・担当者の氏名や日時は、間違えのないよう復唱をしましょう。

(2)メール・書面での場合
・件名やタイトルは、内容がわかるものにしましょう。
・誤字や脱字に気を付けましょう。
・相手がメールや書面を見たのか確認をしてから訪問するとよいでしょう。

顔が見えないからこそ、相手に失礼のないよう事前に伝える内容を確認し、使う言葉に気を付けてアポイントを取りましょう。